Je bedrijf versnellen zonder harder te werken

Je bedrijf versnellen betekent niet dat jij of je medewerkers harder moeten werken, meer uren moeten maken of direct een nieuwe tool moeten introduceren. Toch denken we daar vaak als eerste aan wanneer dingen binnen een organisatie te langzaam gaan. Terwijl de echte vertraging ergens anders kan zitten.

Een taak kost bijvoorbeeld maar drie of vier uur, maar wordt pas een week later afgerond. Dan duurt het werk zelf geen week. Het staat vooral een groot deel van die week te wachten. Precies daar ontstaat ongemerkt veel vertraging in je bedrijf.

Wie sneller wil werken in zijn bedrijf, moet daarom niet alleen kijken naar hoeveel tijd werkzaamheden kosten. Kijk vooral naar de tijd tussen het ontstaan van een taak en het moment waarop deze daadwerkelijk wordt afgerond.

Je bedrijf versnellen begint bij werktijd en doorlooptijd

Stel, je zit op maandagochtend met je team in een overleg. Een belangrijk klantvoorstel moet worden aangepast en een medewerker krijgt de verantwoordelijkheid om dat op te pakken.

Je vraagt wanneer het klaar kan zijn.

"Volgende week."

Dat klinkt op zichzelf heel normaal. Maar stel vervolgens eens een andere vraag:

"Hoeveel tijd kost het je eigenlijk?"

Het antwoord is misschien drie uur.

Dan ontstaat ineens een interessante situatie. De taak kost drie uur, maar heeft een doorlooptijd van ongeveer een week.

Het verschil tussen werktijd en doorlooptijd is daarom belangrijk wanneer je jouw bedrijf wilt versnellen. Het werk zelf hoeft helemaal niet langzaam te gaan. Het kan vooral lang duren voordat iemand eraan begint.

De volgende vraag wordt dan:

"Wat staat er de komende dagen op je planning dat belangrijker is dan deze taak?"

En juist die vraag kan een compleet ander gesprek opleveren.

Lees ook: Speed of implementation: waarom sommige ondernemers sneller groeien dan anderen

Waarom blijven belangrijke taken liggen?

Een medewerker die een taak pas volgende week uitvoert, heeft meestal niet niets te doen. Integendeel. Agenda's staan vol met:

- e-mails;

- overleggen;

- telefoontjes;

- rapportages;

- lopende projecten;

- werkzaamheden die eerder al zijn begonnen.

Omdat deze werkzaamheden al gepland staan, voelen ze automatisch belangrijk.

Maar zijn ze ook werkelijk belangrijker?

Dat is waar prioriteiten stellen begint.

Iedere nieuwe taak automatisch achteraan zetten, zorgt ervoor dat belangrijke werkzaamheden soms dagen blijven liggen. Niet omdat medewerkers niet hard werken, maar omdat niemand opnieuw bepaalt welke taak op dat moment daadwerkelijk voorrang verdient.

Als je wilt weten: Waarom blijven belangrijke taken liggen? Kijk dan dus niet alleen naar werkdruk. Kijk ook naar de manier waarop prioriteiten worden bepaald.

Prioriteiten stellen betekent ook iets anders niet doen

Als iets belangrijker wordt, moet iets anders minder belangrijk worden.

Dat klinkt logisch, maar binnen bedrijven gebeurt dat lang niet altijd. Alles voelt belangrijk en ondertussen proberen mensen zoveel mogelijk werkzaamheden tegelijkertijd af te krijgen.

Maar niet alles kan prioriteit nummer één zijn.

Leiderschap en prioriteiten gaan daarom niet over tegen medewerkers zeggen dat alles sneller moet. Goed leiderschap betekent helpen bepalen welke werkzaamheden nu werkelijk aandacht verdienen.

Dat geldt overigens net zo goed voor jou als ondernemer.

Goed time management als ondernemer betekent niet dat je zoveel mogelijk werkzaamheden in een dag probeert te stoppen. Het betekent dat je bewust kiest waar je tijd naartoe gaat.

Door die keuze ontstaat juist meer rust. Je hoeft niet vijftien dingen tegelijkertijd een beetje te doen. Je bepaalt wat het belangrijkste is, maakt daar ruimte voor en gaat daarna pas door naar het volgende.

Lees ook: Vrijheid bij ondernemen: waarom motivatie niet genoeg is en structuur het verschil maakt

Sneller werken in je bedrijf vraagt om meer focus

We doen het bijna allemaal.

Je bent bezig met een offerte en kijkt tussendoor even naar je e-mail. Dan komt er een bericht binnen. Vervolgens heb je een overleg. Daarna ga je terug naar de offerte, totdat een collega tussendoor een vraag stelt.

Even later controleer je je agenda en komt er ook nog een telefoontje binnen.

Aan het einde van de dag ben je ontzettend druk geweest, maar heb je verrassend weinig echt afgerond.

Ons brein is namelijk niet zo goed in voortdurend schakelen tussen werkzaamheden. Wanneer je stopt met taak A en verdergaat met taak B, kan een deel van je aandacht nog bij die eerste taak blijven hangen.

Door voortdurend je aandacht te versnipperen, wordt het steeds moeilijker om werkzaamheden echt af te ronden.

Focus in je bedrijf betekent daarom niet meer tegelijkertijd doen. Het betekent juist sneller bepalen wat nu belangrijk is, daar ruimte voor maken en die taak consequent afmaken.

Dat is een veel effectievere manier van sneller werken in je bedrijf.

Onderzoek van organisatiepsycholoog Sophie Leroy laat dit effect ook zien. Wanneer mensen tussen werkzaamheden schakelen, kan een deel van hun aandacht bij de vorige taak achterblijven. Dit wordt attention residue genoemd en kan de prestaties bij de volgende taak verminderen. 

Concrete afspraken maken zorgt dat werk daadwerkelijk gebeurt

"We pakken het op."

"Komt goed."

"Ik kijk ernaar."

"Volgende week heb ik het wel af."

Het klinkt allemaal prima, maar het zijn vooral goede intenties.

Er is een belangrijk verschil tussen van plan zijn iets te doen en daadwerkelijk bepalen wanneer je het gaat uitvoeren.

Concrete afspraken maken betekent daarom niet alleen afspreken wanneer iets af moet zijn. Bepaal ook wanneer iemand daadwerkelijk aan de taak gaat werken.

Dus niet:

"Ik doe het ergens deze week."

Maar bijvoorbeeld:

"Morgen van negen tot elf werk ik eraan en donderdag tussen één en drie rond ik het af."

De taak heeft dan ineens een concrete plek gekregen.

Dat helpt om belangrijke taken af te ronden in plaats van ze dagenlang op een takenlijst te laten staan.

Hoe zorg je dat medewerkers taken sneller afronden?

Als iemand tijdens een overleg zegt "ik pak het op", kun je als ondernemer een paar eenvoudige vragen stellen.

Vraag bijvoorbeeld:

- Hoeveel tijd kost deze taak eigenlijk?

- Wanneer heb je hem klaar?

- Wanneer ga je er daadwerkelijk aan werken?

- Wat staat er tussen nu en dat moment gepland dat belangrijker is?

Vooral die laatste vraag is interessant.

Stel dat iemand aangeeft dat een taak drie uur kost, maar pas volgende week klaar zal zijn. Vraag dan wat er tussen vandaag en volgende week staat dat meer prioriteit heeft.

Misschien is er daadwerkelijk iets belangrijkers. Prima. Dan maken jullie bewust de keuze om deze taak later uit te voeren.

Maar misschien blijkt dat er eigenlijk niets belangrijkers is.

Dan ontstaat vanzelf de vraag:

Waarom doen we dit vandaag dan niet?

Dat is een eenvoudige manier om werk slimmer te organiseren en medewerkers te helpen betere keuzes te maken. Niet door meer druk te zetten, maar door duidelijker te bepalen wat prioriteit heeft.

Hoe verkort je de doorlooptijd van taken?

Veel ondernemers denken bij hun bedrijf versnellen direct aan efficiëntere processen, automatisering of AI.

Dat kan allemaal belangrijk zijn.

Maar kijk eerst eens naar iets veel eenvoudigers: waar staan belangrijke werkzaamheden binnen jouw bedrijf onnodig te wachten?

Misschien herken je voorbeelden als:

- een offerte die drie dagen op goedkeuring wacht;

- een medewerker die jouw beslissing nodig heeft voordat hij verder kan;

- een klantvraag die blijft liggen tot het volgende overleg;

- een idee dat pas volgende maand besproken wordt;

- een probleem dat al zes weken op de actielijst staat.

Niet omdat het oplossen van dat probleem zes weken kost.

Maar omdat niemand heeft besloten dat het belangrijk genoeg is om iets anders voor opzij te zetten.

Wil je weten hoe je de doorlooptijd van taken verkort? Kijk dan naar de momenten waarop werkzaamheden wachten. Daar zit vaak veel meer tijd dan in het uitvoeren van de taak zelf.

Lees ook: Delegeren loslaten: de emotionele blokkades achter niet kunnen loslaten als ondernemer

Urgent betekent niet automatisch belangrijk

Een andere oorzaak van vertraging in je bedrijf is dat urgentie voortdurend de aandacht overneemt.

Veel dingen voelen urgent.

Zeker wanneer er weinig vooruit wordt gepland, komen er steeds nieuwe zaken tussendoor die direct aandacht lijken te vragen.

Het gevaar is dat je daardoor niet meer toekomt aan werkzaamheden die werkelijk belangrijk zijn.

Daarom helpt het om jezelf en je team een andere vraag te stellen:

Welke drie dingen maken deze week werkelijk het verschil?

Denk daarbij aan het verschil voor:

- je bedrijf;

- je klanten;

- je omzet.

En kijk vervolgens naar de andere werkzaamheden. Welke vijftien dingen voelen vooral urgent omdat ze op de lijst staan, maar zijn eigenlijk minder belangrijk?

Dat onderscheid helpt bij prioriteiten stellen en zorgt voor meer focus in je bedrijf.

Onderzoek naar multitasking ondersteunt het belang van die focus. De American Psychological Association beschrijft dat het voortdurend wisselen tussen taken extra tijd kost en dat die kosten kunnen oplopen wanneer mensen herhaaldelijk tussen werkzaamheden schakelen.

Hoe stel je betere prioriteiten in je bedrijf?

Hoe stel je betere prioriteiten in je bedrijf? Niet door simpelweg steeds meer taken het label "spoed" te geven.

Want als alles spoed is, is uiteindelijk niets meer belangrijk.

Het gaat juist om keuzes maken.

Wanneer een taak belangrijk is, moet je bereid zijn om daar ruimte voor te maken. Dat betekent automatisch dat een andere taak later gebeurt.

Dat is ook waarom time management als ondernemer niet alleen een kwestie van agenda's en takenlijstjes is. Het gaat om bepalen welke werkzaamheden werkelijk waarde toevoegen.

Daar ligt een belangrijke rol voor jou als ondernemer. Je hoeft medewerkers niet voortdurend te vertellen wat ze precies moeten doen, maar je kunt ze wel helpen betere prioriteiten te stellen.

Bedrijf versnellen betekent niet meer druk creëren

Er zit een belangrijke nuance in dit principe.

Wanneer je na het lezen van deze blog maandagochtend je kantoor binnenloopt en bij iedere taak vraagt waarom die vanmiddag nog niet klaar is, dan mis je het punt.

Je bedrijf versnellen betekent niet dat alles ineens spoed krijgt.

Het betekent juist het tegenovergestelde.

Je wilt voorkomen dat mensen vijftien dingen tegelijkertijd proberen te doen. Je wilt duidelijk krijgen welke werkzaamheden nu werkelijk belangrijk zijn.

Dat zorgt ervoor dat je team niet harder hoeft te werken, maar wel waardevoller bezig is.

En daardoor worden belangrijke dingen uiteindelijk sneller gerealiseerd.

Ook experimenteel onderzoek naar task switching laat zien dat mensen tijd verliezen wanneer ze van de ene naar de andere taak wisselen en dat deze zogenoemde switching costs groter kunnen worden naarmate taken complexer zijn.

Drie vragen waarmee je direct kunt beginnen

Wil je dit direct toepassen? Gebruik dan tijdens je volgende overleg drie vragen wanneer iemand zegt een taak op te pakken:

1. Hoeveel tijd kost deze taak eigenlijk?

2. Wanneer heb je hem klaar?

3. Wat staat er tussen nu en dat moment gepland dat belangrijker is?

Als er veel tijd zit tussen de benodigde werktijd en de geplande opleverdatum, ontstaat een interessant gesprek.

Je hebt het dan niet meer alleen over agenda's en takenlijstjes.

Je hebt het over de werkelijke prioriteiten.

En precies daar begint je bedrijf versnellen.

Vier uur werken hoeft geen week te duren. Een beslissing van tien minuten hoeft niet drie dagen op jouw bureau te liggen. Een belangrijk probleem hoeft niet te wachten tot het volgende overleg omdat dat toevallig pas volgende week plaatsvindt.

Snelheid ontstaat wanneer belangrijke werkzaamheden niet onnodig blijven liggen.

Als iets belangrijk is, maak het dan niet alleen in woorden een prioriteit. Maak er daadwerkelijk ruimte voor in tijd.

Wanneer jij dat als ondernemer goed leert doen en ook binnen je team goed leert organiseren, hoeven jouw mensen niet harder te werken.

Maar je bedrijf gaat wel sneller.

Zet nu zelf de stap naar bedrijfsgroei

Wil jij ontdekken waar werkzaamheden binnen jouw bedrijf onnodig blijven liggen en waar je meer rust, grip en vrijheid kunt creëren? 

Plan dan een gratis afspraak in voor een persoonlijke analyse van jouw onderneming. Samen kijken we waar jouw bedrijf nog te afhankelijk is van jou en hoe je meer rust, structuur en vrijheid kunt creëren.

Beluister deze aflevering van de Succesversneller Podcast via Spotify, Apple Podcasts en YouTube. Of lees mijn boek Drivers Seat en ontdek hoe jij als ondernemer écht weer aan het roer komt.

FAQ

1.Hoe kun je je bedrijf versnellen?

Je bedrijf versnellen betekent niet automatisch harder werken. Kijk vooral waar belangrijke werkzaamheden onnodig blijven wachten en bepaal scherper welke taken werkelijk prioriteit hebben.

2. Hoe verkort je de doorlooptijd van taken?

Maak onderscheid tussen werktijd en doorlooptijd. Een taak kan drie uur kosten, maar een week blijven liggen. Vraag daarom niet alleen wanneer iets klaar is, maar ook wanneer iemand er daadwerkelijk aan gaat werken.

3. Waarom blijven belangrijke taken liggen?

Omdat bestaande werkzaamheden vaak automatisch voorrang krijgen. Wat al in de agenda of op de takenlijst staat, voelt belangrijk, terwijl een nieuwe taak in werkelijkheid misschien veel meer prioriteit verdient.

4. Hoe stel je betere prioriteiten in je bedrijf?

Bepaal welke werkzaamheden deze week werkelijk het verschil maken voor je bedrijf, klant of omzet. Als iets meer prioriteit krijgt, betekent dit ook dat je bewust iets anders later moet doen.

5. Hoe zorg je dat medewerkers taken sneller afronden?

Vraag hoeveel tijd een taak kost, wanneer deze klaar is en wat er tot dat moment gepland staat dat belangrijker is. Zo help je medewerkers om bewust prioriteiten te stellen en concrete afspraken te maken zonder extra werkdruk te creëren.