Werk jij aan je bedrijf of houd je het vooral draaiende?

Werken aan je bedrijf in plaats van in je bedrijf klinkt logisch wanneer je een succesvolle onderneming hebt opgebouwd. Je wilt vooruitkijken, nieuwe kansen ontdekken en nadenken over de toekomst. Toch worden veel ondernemers iedere dag opnieuw teruggetrokken in de operatie. Een medewerker heeft een vraag, een klant wil iets veranderen of er moet snel een beslissing worden genomen. Voor je het weet ben je de hele dag bezig geweest, maar heb je nauwelijks tijd besteed aan de plannen waarmee je jouw bedrijf verder wilt brengen.

En precies daar ontstaat een belangrijke vraag. Ben jij binnen jouw organisatie vooral een dure medewerker die problemen oplost, of ben je iemand die daadwerkelijk meer waarde creëert als ondernemer? Want hoe goed jij ook bent in het oplossen van dagelijkse problemen, jouw grootste toegevoegde waarde ligt misschien wel ergens anders.

Waarom blijft alles bij de ondernemer terechtkomen?

Laatst sprak ik een onderneemster met een succesvol cateringbedrijf. Ze heeft een mooi team, een goedlopende organisatie en volop ideeën om haar bedrijf verder te ontwikkelen. Toch komt ze nauwelijks toe aan strategisch ondernemen.

Een klant wilde op het laatste moment iets veranderen aan een bestelling. Voor die klant leek het een kleine aanpassing, maar intern was het proces al volledig in gang gezet. De inkoop was gedaan, de planning gemaakt, de keuken geïnformeerd en de logistiek geregeld.

Een medewerkster probeerde uit te leggen waarom de wijziging lastig was. De klant reageerde geïrriteerd en de medewerkster wist niet goed hoe ze daarmee moest omgaan. Dus stapte ze naar de onderneemster.

Die kende de klant, begreep het proces en kon snel bepalen wat verstandig was. Ze loste het probleem op.

Maar ondertussen bleef haar eigen werk liggen.

Dit is precies hoe operationele werkzaamheden ongemerkt de hele week kunnen overnemen. Niet omdat je geen plannen hebt, maar omdat je organisatie bij iedere uitzondering opnieuw op jou terugvalt.

De drie rollen die je als ondernemer vervult

Wanneer je meer wilt werken aan je bedrijf in plaats van in je bedrijf, helpt het om onderscheid te maken tussen drie rollen.

1. De operationele rol

In deze rol ben je vooral bezig met de dagelijkse uitvoering. Je springt bij wanneer iets misgaat, helpt medewerkers en lost problemen op. Je zorgt ervoor dat het werk vandaag doorgaat.

2. De managementrol

Hier houd je je bezig met de dagelijkse aansturing. Je bewaakt de planning, verdeelt werkzaamheden, stuurt medewerkers aan en zorgt dat alles goed georganiseerd blijft.

3. De ondernemersrol

Dit is de rol waarin je vooruitkijkt. Je ontdekt nieuwe kansen, bouwt relaties op, maakt strategische keuzes en denkt na over hoe je jouw bedrijf verder kunt ontwikkelen.

Alle drie de rollen zijn belangrijk. Maar er is een wezenlijk verschil.

De eerste twee zorgen ervoor dat je bedrijf vandaag goed functioneert. De derde rol zorgt ervoor dat je bedrijf morgen meer waard kan zijn.

Wil je meer waarde creëren als ondernemer, dan moet je voorkomen dat de eerste twee rollen automatisch al jouw tijd blijven opeisen.

Ook in een artikel van Harvard Business Review over effectief delegeren wordt benadrukt dat leidinggevenden verantwoordelijkheden moeten overdragen om voldoende tijd en aandacht over te houden voor strategische werkzaamheden.

Lees ook: Waarom een managementteam essentieel is voor ondernemers

Waarom operationeel werken verminderen zo lastig is

Veel ondernemers zijn goed geworden in het oplossen van problemen. Ze kennen hun klanten, begrijpen hun processen en weten precies welke beslissingen nodig zijn.

Dat maakt het aantrekkelijk om zelf in te grijpen.

Maar wanneer jij iedere keer de oplossing bent, leert jouw organisatie niet hoe ze vergelijkbare situaties zonder jou kan oplossen.

Dat is waarom operationeel werken verminderen niet simpelweg betekent dat je minder beschikbaar moet zijn. Je moet onderzoeken waarom medewerkers jouw hulp steeds opnieuw nodig hebben.

Bij de cateringonderneemster ontstonden bijvoorbeeld belangrijke vragen:

- Zijn er duidelijke afspraken over wijzigingen in bestellingen?

- Weten medewerkers wat ze wel en niet mogen toezeggen?

- Hebben ze geleerd hoe ze met teleurgestelde klanten omgaan?

- Weten ze welke beslissingen ze zelfstandig mogen nemen?

- Is er iemand anders bij wie ze terechtkunnen?

Zolang deze zaken niet goed geregeld zijn, blijft het logisch dat problemen uiteindelijk bij jou terechtkomen.

Structuur in je bedrijf zorgt voor zelfstandige medewerkers

Sommige ondernemers denken bij structuur meteen aan extra regels, ingewikkelde procedures en minder vrijheid. Maar goede structuur in je bedrijf doet juist het tegenovergestelde.

Het geeft medewerkers duidelijkheid.

Ze weten wat er van hen verwacht wordt, welke verantwoordelijkheden ze hebben en hoe ze moeten handelen wanneer iets anders loopt dan gepland.

Daardoor kunnen zelfstandige medewerkers beslissingen nemen zonder voortdurend op jouw goedkeuring te wachten.

Dat vraagt onder andere om:

- duidelijke afspraken over terugkerende situaties;

- heldere bevoegdheden om beslissingen te nemen;

- goede werkwijzen die medewerkers ondersteunen;

- een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden;

- een goed georganiseerde dagelijkse aansturing.

Wanneer je verantwoordelijkheden goed weet te verdelen, ontstaat ruimte voor medewerkers om zelfstandig te handelen. Tegelijkertijd ontstaat voor jou meer ruimte om te ondernemen.

Het belang van die duidelijkheid komt ook terug in onderzoek van Gallup naar medewerkersbetrokkenheid. Daaruit blijkt dat helderheid over verwachtingen een belangrijke basis vormt voor betrokken medewerkers en dat leidinggevenden een belangrijke rol spelen bij het vertalen van organisatiedoelen naar dagelijkse verantwoordelijkheden.

Lees ook: Vrijheid bij ondernemen: waarom motivatie niet genoeg is en structuur het verschil maakt

Hoe zorg je dat medewerkers zelfstandig beslissingen nemen?

Hoe zorg je dat medewerkers zelfstandig beslissingen nemen? Door niet alleen te kijken naar wat iemand vandaag niet kon oplossen, maar vooral naar wat er structureel nodig is om dit morgen wel te kunnen.

Ga nog eens terug naar het voorbeeld van de cateringonderneemster.

Zij kan iedere keer opnieuw het lastige klantgesprek overnemen. Daarmee lost ze één situatie op.

Maar ze kan ook zorgen dat medewerkers leren hoe ze met dergelijke verzoeken omgaan, welke afspraken gelden en wanneer ze zelf een beslissing mogen nemen.

In dat geval lost ze niet alleen het huidige probleem op. Ze verbetert de organisatie.

En dat is precies het verschil tussen operationele werkzaamheden blijven uitvoeren en structureel waarde toevoegen als ondernemer.

De eerste aanpak maakt jou steeds opnieuw nodig. De tweede maakt jouw team zelfstandiger.

Hoe maak je je bedrijf minder afhankelijk van jezelf?

Een bedrijf minder afhankelijk maken begint met het besef dat jij niet bij iedere vraag, uitzondering of beslissing betrokken hoeft te zijn.

Stel je eens voor dat medewerkers weten welke verantwoordelijkheden ze hebben. Dat de dagelijkse aansturing goed geregeld is en dat klanten geholpen worden zonder dat iedere uitzondering eerst langs jou moet.

Wat zou dat betekenen voor jouw werkweek?

Je zou waarschijnlijk meer tijd krijgen om vooruit te kijken. Niet omdat er binnen je bedrijf nooit meer iets misgaat, maar omdat de organisatie beter in staat is om situaties zelfstandig op te lossen.

Hoe maak je je bedrijf minder afhankelijk van jezelf? Door niet steeds opnieuw dezelfde problemen op te lossen, maar te zorgen dat processen, afspraken en verantwoordelijkheden zo zijn ingericht dat jouw aanwezigheid minder vaak nodig is.

Dat is de basis voor een zelfstandig bedrijf bouwen.

Meer waarde creëren als ondernemer vraagt om andere keuzes

Je grootste waarde als ondernemer zit niet automatisch in het aantal problemen dat je vandaag hebt opgelost.

Misschien ben je juist veel waardevoller wanneer je een nieuwe kans onderzoekt, een belangrijke relatie opbouwt of nadenkt over een strategische verandering.

Toch verdwijnen deze werkzaamheden vaak naar de achtergrond zodra de dagelijkse operatie aandacht vraagt.

Dat betekent dat je als ondernemer misschien heel hard werkt, maar niet altijd bezig bent met het werk waarmee je het grootste verschil kunt maken.

Meer waarde creëren als ondernemer vraagt daarom om een bewuste keuze. Welke werkzaamheden moeten echt door jou worden uitgevoerd? En welke taken zouden door een goede medewerker of manager kunnen worden opgepakt?

Hoe scherper je dat onderscheid maakt, hoe meer ruimte je creëert voor de rol waarin jij de toekomst van je bedrijf vormgeeft.

Hoe creëer je meer tijd voor strategisch ondernemen?

Hoe creëer je meer tijd voor strategisch ondernemen wanneer je agenda voortdurend wordt gevuld met vragen, problemen en beslissingen?

Begin eens met terugkijken naar de afgelopen week.

Welke problemen heb jij opgelost? Welke beslissingen heb jij genomen? Bij welke situaties werd je betrokken terwijl je dat eigenlijk liever niet wilde?

En stel jezelf vervolgens de vraag:

Welke van deze situaties had mijn organisatie eigenlijk zonder mij moeten kunnen oplossen?

Kies één terugkerende situatie uit en onderzoek wat ervoor nodig is om die voortaan anders te organiseren.

Misschien moeten afspraken duidelijker worden. Misschien moet iemand meer verantwoordelijkheid krijgen. Of misschien moet de dagelijkse aansturing anders worden ingericht.

Door één terugkerend probleem structureel op te lossen, maak je stap voor stap ruimte om te ondernemen.

Ook McKinsey beschrijft in onderzoek naar besluitvorming binnen organisaties dat medewerkers beter zelfstandig beslissingen kunnen nemen wanneer verantwoordelijkheden duidelijk zijn en leidinggevenden de juiste begeleiding bieden. Daarmee voorkom je dat gedelegeerde beslissingen alsnog voortdurend bij de leidinggevende terechtkomen.

Een zelfstandig bedrijf bouwen geeft iedereen meer vrijheid

Een zelfstandig bedrijf bouwen betekent niet dat jij overbodig wordt. Het betekent dat jouw organisatie niet voortdurend afhankelijk is van jouw aanwezigheid om goed te functioneren.

Dat levert op verschillende plekken iets op.

Medewerkers krijgen meer vrijheid omdat ze zelfstandig kunnen handelen. Klanten hoeven minder vaak te wachten op een beslissing van de ondernemer. En jij krijgt meer ruimte om je bezig te houden met de toekomst.

Dat is waarom structuur in je bedrijf niet tegenover vrijheid staat.

Goede structuur maakt vrijheid juist mogelijk.

Je hoeft als ondernemer bovendien niet iedere minuut productief te zijn. Soms ontstaat een waardevol idee juist wanneer je afstand neemt van de dagelijkse drukte.

Het wordt pas echt interessant wanneer je die afstand kunt nemen zonder je voortdurend zorgen te hoeven maken of alles wel goed gaat.

Van een succesvol bedrijf naar een zelfstandig bedrijf

Je hebt misschien al bewezen dat je een succesvol bedrijf kunt opbouwen. Je hebt klanten, medewerkers en een organisatie die dagelijks volop in beweging is.

Maar de volgende fase vraagt mogelijk iets anders van jou.

Niet nog harder werken of beter worden in het oplossen van problemen, maar je bedrijf anders organiseren.

Zodat je steeds minder de operationele voorman of voorvrouw hoeft te zijn. Zodat je niet voortdurend de manager hoeft te spelen. En zodat je steeds meer de ondernemer kunt worden die richting geeft aan de toekomst.

Werken aan je bedrijf in plaats van in je bedrijf wordt dan geen goed voornemen dat iedere maandag opnieuw verdwijnt.

Het wordt een belangrijk onderdeel van jouw rol.

En daarmee kun je niet alleen je bedrijf verder laten groeien, maar ook meer voldoening halen uit het ondernemerschap.

Lees ook: Je bedrijf laten groeien zonder jezelf te verliezen

Zet nu zelf de stap naar bedrijfsgroei

Wil jij ontdekken hoe je jouw bedrijf minder afhankelijk maakt van jezelf, zodat je meer ruimte krijgt om echt te ondernemen?

Plan dan een gratis afspraak in voor een persoonlijke analyse van jouw onderneming. Samen kijken we waar jouw bedrijf nog te afhankelijk is van jou en hoe je meer rust, structuur en vrijheid kunt creëren.

Beluister deze aflevering van de Succesversneller Podcast via Spotify, Apple Podcasts en YouTube. Of lees mijn boek Drivers Seat en ontdek hoe jij als ondernemer écht weer aan het roer komt.

FAQ

1. Hoe werk je meer aan je bedrijf in plaats van in je bedrijf?

Werken aan je bedrijf in plaats van in je bedrijf begint met het verminderen van operationele werkzaamheden die ook door medewerkers of managers uitgevoerd kunnen worden. Door duidelijke afspraken en verantwoordelijkheden te organiseren, ontstaat meer ruimte voor strategisch ondernemen.

2. Hoe maak je je bedrijf minder afhankelijk van jezelf?

Je kunt je bedrijf minder afhankelijk maken door terugkerende problemen structureel op te lossen, verantwoordelijkheden duidelijk te verdelen en medewerkers zelfstandig beslissingen te laten nemen. Zo hoeft niet iedere situatie meer via jou te lopen.

3. Waarom blijft alles bij de ondernemer terechtkomen?

Vaak ontbreken duidelijke afspraken, bevoegdheden of werkwijzen. Medewerkers weten daardoor niet altijd welke beslissingen ze zelfstandig mogen nemen. Wanneer je dit beter organiseert, voorkom je dat iedere uitzondering automatisch bij jou belandt.

4. Hoe zorg je dat medewerkers zelfstandig beslissingen nemen?

Zelfstandige medewerkers hebben duidelijkheid nodig over verwachtingen, verantwoordelijkheden en beslissingsbevoegdheden. Door deze goed vast te leggen en medewerkers te leren omgaan met terugkerende situaties, kunnen ze steeds meer zelfstandig handelen.

5. Hoe creëer je meer tijd voor strategisch ondernemen?

Meer tijd voor strategisch ondernemen ontstaat wanneer je minder vaak wordt teruggetrokken in de dagelijkse operatie. Kijk welke problemen je regelmatig oplost en onderzoek hoe je jouw organisatie zo kunt inrichten dat medewerkers deze situaties voortaan zelf kunnen afhandelen.